エクセルファイルをPDFに爆速変換する方法

Excelファイルで見積書の作成などをしている時、内容を編集できないようにするためにPDFファイルに変換する場面がよくあると思います。ここではExcelファイルをPDFに変換する基本的な方法とよく変換する人にやってほしい爆速変換方法について解説します。

基本手順：「名前をつけて保存」でPDF形式保存

「名前をつけて保存」の際にファイル形式をPDFにして保存する方法です。

手順１；ファイルタブを押下

上部メニューの「ファイル」を押下し、ファイルメニューを開きます。

手順２：「名前をつけて保存」を選択

左側のメニューの中の「名前をつけて保存」を押下します。

手順３：「ファイルの種類」はPDFを選択

バージョンによって、見た目が違いますが、ファイル形式を選択する箇所でPDFを選択します。

手順４：「保存」を押下

「保存」を押下するとPDFが生成されます。

補足：PDFにする範囲を指定したい場合

PDFにする範囲など各種設定をしたい場合、保存を押下する前に下記手順で設定をします。

1. 「その他オプション」を選択し、
2. 「名前を付けて保存」ウインドウ内の「オプション」を選択
3. 「オプション」ウインドウにて設定項目が表示される

爆速変換方法：クイックアクセスツールに登録し、一発でPDFを生成

上記の方法は基本的な方法となりますが、PDF変換作業が多い方には絶対やってほしい裏技的な時短術を解説します。クイックアクセスツールバーに「PDFまたはXPS形式で発行」を登録しておくと一発でPDFに変換できるので効率化におすすめです。 下記でクイックアクセスツールバーへの登録と変換について説明します。

手順１：「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」メニューを開き、「その他のコマンド」を選択。

緑色のバーの中にある下矢印を押下すると出てくる、クイックアクセスツールバーのユーザー設定」メニューの中から「その他のコマンド」を選択します。

手順２：「コマンドの選択」から「すべてのコマンド」を選択

初期では「コマンドの選択」は「基本的なコマンド」が選択されていますが、この中には「PDF」に関する項目がないので、「すべてのコマンド」に変更します。

手順３：一覧の中から、「PDFまたはXPS形式で発行」を探して選択し、「追加」を押下する

一覧の中から「PDFまたはXPS形式で発行」を探し出します。わりと上の方にあります。見つけたら選択をして、「追加」ボタンを押下します。

手順４：「OK」ボタンを押下する

右側の一覧に「PDFまたはXPS形式で発行」が追加されたら、右下の「OK」ボタンを押下します。

手順５：クイックアクセスツールバーに追加された「PDFまたはXPS形式で発行」ボタンを押下する

上記手順でクイックアクセスツールバーに「PDFまたはXPS形式で発行」が追加されたので、あとはそのアイコンをクリックするだけでPDFを生成できます。

PDF変換に関するおすすめ動画

PDF変換に関する動画をご紹介します。下記動画では当ページの３つ目の方法である、クイックアクセスツールバーに登録して、PDFを生成する方法のご紹介をしています。

ショートカットキーの練習できます。

当サイトはショートカットキーの練習を実際の動きを確認しながら練習できる機能がついています。繰り返し指を動かして練習ができるので、ゲーム感覚で遊んでいくうちに自然とショートカットキーが使えるようになれます。ショートカットキーは暗記するよりも実際に手を動かして練習していったほうが習得が早くなるので、是非当サイトで定期的に練習してみてください。下記のSTARTキーを押下すると練習を始められます。