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【エクセル】IF関数の使い方を分かりやすく図解|処理を分岐して業務効率化

Excelで少し複雑な仕組みを作ろうとするとき必ず必要になるのがIF関数です。論理関数であるIF関数は条件を満たすかどうかで処理をわけることができ、かなり汎用的に使える関数ですのでいくらでも応用がききます。Excelで仕事をするビジネスマンは必ずと言っていいほどお目にかかる関数ですので、しっかり覚えておきましょう。

IF関数とは?

指定した条件を満たすかどうかで処理を分ける関数です。条件を満たす場合は「真」または「TRUE」とし、逆に条件を満たさない場合は「偽」または「FALSE」とします。TRUEやFALSEはプログラムの世界でよく登場する用語なので覚えておいて損はないでしょう。真(TRUE)の場合に返す結果と、偽(FALSE)の場合に返す結果をそれぞれ設定し処理を分けます。IF関数は入れ子(ネスト)もできるので複雑なIF文も作成可能です。

IF関数の設定項目について

IF関数に設定するそれぞれの項目について説明します。

IF関数の書式

IF関数を数式バーに直接入力する場合、下記のような書式で入力します。IF関数を入れ子(ネスト)する場合、この書式が頭に入っていないと理解できないので覚えておくと良いでしょう。

上記の「IF関数の例」はA1セルの数値が100以上であれば「100以上です」と表示し、100未満であれば「100未満です」と表示する数式です。上記例のA1のようにセルの値を参照することもできます。

3つの設定項目詳細

IF関数には3つ設定する項目があります。下記ではそれぞれの設定項目について説明します。ちなみにそれぞれの設定項目を引数(ひきすう)とも呼びます。引数もまたプログラムの世界でよく登場する用語なので覚えておくと良いでしょう。

設定項目1:論理式

値の出し分けをするための条件式を記入する設定項目です。条件式で使う比較演算子は下記が使えます。

条件式説明
A > BAはBよりも大きい
A < BAはBよりも小さい
A >= BAはB以上
A <= BAはB以下
A = BAはBと等しい
A <> BAとBは等しくない

設定項目2:値が真[TRUE]の場合

設定項目1で設定した論理式が真(TRUE)の場合に何を返すかを設定します。言い換えれば条件式が当てはまる場合に表示される値を設定します。

設定項目3:値が偽[FALSE]の場合

設定項目1で設定した論理式が偽(FALSE)の場合に何を返すかを設定します。言い換えれば条件式が当てはまらない場合に表示される値を設定します。

IF関数の作成手順

IF関数の作成手順を例になぞって説明します。ここで作ろうとしているのは各支店の売り上げが100万以上であれば○を表示し、そうでなければ×を表示するシートです。下記GIFアニメで一通りの流れを見ておくと理解がスムーズです。

作成例:売上100万以上であれば○を表示、そうでなければ×を表示

手順1:数式を入れたいセルを選択

IF関数で値を出し分けをしたいセルを選択しておきます。

手順2:「fx」ボタンを押下する

数式バーの左にある「fx」ボタンを押下します。

手順3:IF関数を選択

「関数を挿入」ダイヤログが表示されたら、IF関数を選択します。一覧にIF関数がない場合は「関数の分類」を「すべて表示」に変更してください。IF関数を選択したら「OK」ボタンを押下します。

手順4:「論理式」を入力

最初の設定項目として論理式を入力します。この作成例ではC3セルが100万以上であれば真(TRUE)となる論理式を書きます。フォームにフォーカスしている状態でセルをクリックすると数式にそのセルが追加されるので便利です。

条件式説明
A > BAはBよりも大きい
A < BAはBよりも小さい
A >= BAはB以上
A <= BAはB以下
A = BAはBと等しい
A <> BAとBは等しくない

手順5:「値が真の場合」を入力

論理式の結果が真(TRUE)の場合、何を表示するかをここに入力します。この場合、C3セルが100万以上の場合「○」を表示します。

手順6:「値が偽の場合」を入力

論理式の結果が偽(FALSE)だった場合、何を表示するかとここに入力します。この場合、C3セルが100万以上じゃなかった場合「×」を表示します。

手順7:OKを押下する

手順8:フィルハンドルをドラッグする

セル右下の「+」マークのフィルハンドルを下にドラッグして数式をコピーします。

手順9:完成

100万円以上の売上の事業所に○をつけるシートが完成しました。

IF関数を理解しやすいお勧め動画

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